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Audit des processus des cartes d'achat et des cartes affaires

Source bibliographique : 
Paris : Conseil général de l'environnement et du développement durable, juillet 2020.- 76 p.
Résumé : 

L’objectif fixé à la mission était de mener une première évaluation du dispositif de maîtrise des risques accompagnant le déploiement et/ou le renforcement de l’utilisation des cartes d'achat et cartes affaires. Le MTES/MCTRCT compte environ 1100 cartes. Il n’a pas souhaité pour l’instant déployer la carte de niveau 1 bis. Au total, le montant des achats s'élève à 8,6 M€ en 2019. La mission a constaté qu’il s’agit d’un dispositif désormais bien installé dans les pratiques des services (surtout dans les services déconcentrés) et qui est fortement apprécié des utilisateurs. Il améliore l'image de l’État souvent jugé mauvais payeur. Il permet plus facilement à de petits fournisseurs d'avoir accès aux commandes de l’État et favorise ainsi l'économie locale. D’un point de vue opérationnel, les préconisations des textes et notamment de la note technique ministérielle du 8 décembre 2018 sont désormais globalement respectées. Cependant, les auditeurs ont noté des cas de mauvaises utilisations des cartes pour répondre à des besoins non couverts par la réglementation et qui requièrent encore accompagnement, explications et rappels de la norme. Si le dispositif de commande par carte d’achat est souple et rapide, il est considéré comme particulièrement lourd dans son traitement administratif et comptable. Les auditeurs soulignent son efficience limitée, en raison de contrôles systématiques et exhaustifs d’une part, et de la lourdeur du traitement comptable s’agissant des cartes de niveau 1 pour les menues dépenses et les achats hors marchés. D’un point de vue plus stratégique, les auditeurs notent que le MTES n’atteint pas l’objectif affiché d’une généralisation des achats par carte. On ne constate aucune augmentation de ce mode d’achat (9,8M€ en 2018 et 8,6M€ en 2019). Aucun plan de déploiement n’a encore été mis en œuvre à l’échelle ministérielle comme à l’échelle locale. Enfin cet objectif semble largement méconnu dans des services audités pour lesquels la carte d'achat ne reste souvent qu’un moyen commode de régler de petits achats urgents ou non programmables à l'avance. Le ministère doit donc réfléchir à l'évolution qu'il souhaite donner à sa politique d'achat. Les auditeurs sont persuadés de la nécessité du déploiement du dispositif de carte d'achat dans le cadre de la simplification administrative. Il permettra, à terme, d'assouplir le travail des services. Le ministère est donc invité à investir pleinement ce dispositif, à l’instar d’autres ministères, afin de ne pas manquer le tournant qu’il annonce dans la fonction achat. En particulier, les auditeurs incitent à une expérimentation à grande échelle de la carte de niveau 1 bis (qui associe à chaque couple carte/fournisseur un compte de la comptabilité générale (compte PCE) significatif de la dépense majoritaire qui vise une simplification du traitement comptable de la dépense ), dans des services ayant déjà l'utilisation de la carte de niveau 1. Cela suppose néanmoins que certaines conditions soient réunies, telles que la simplification des contrôles comptables, la capacité d’accompagnement par l'administration centrale dans la fonction achat (marchés) ou encore la mise à disposition des fournisseurs d'interface pour les marchés et la carte de niveau 3 (pour des achats effectués dans le cadre de marchés publics).

Lieu : 
N° d’affaire : 
012051-01